Cinco dicas de economia de tempo usando o computador para Gestão da Informação

Todo mundo está à procura de mais tempo para fazer as coisas que eles querem e precisam fazer. Uma maneira o realizar mais tempo é gastar menos tempo em tarefas que poderia ser feito melhor e mais fácil usar outro método. Por exemplo, usando um computador com sabedoria pode reduzir muito o tempo gasto à procura de informações ou fazer tarefas repetitivas. Quase todo mundo tem acesso a um computador ea maioria dos computadores terá um ou mais tempo de poupança de aplicações disponíveis. Aqui estão apenas algumas idéias sobre como o computador pode economizar tempo.

1. Use planilhas para fazer listas, construir orçamentos e acompanhar vários itens.

Planilhas têm funções internas para ajudar a tornar a matemática mais fácil sem uma calculadora. Se as funções de banco de dados são usados, também, as informações armazenadas na planilha pode ser visto de várias maneiras.

2. Use formulários padronizados e listas de verificação para o trabalho e planejamento que é repetitivo.

Isto permite poupar tempo, porque alguns dos pensamentos é retirado do processo. Em vez de tentar lembrar de tudo, os atos de formulário ou lista de verificação como um aviso para as informações necessárias.

3. Use e-mail em vez do telefone para economizar tempo e aumentar a precisão.

Afirmando que é necessário ou dar a mensagem em um e-mail é mais rápido do que pegar o telefone e brincando de telefone ou deixando uma mensagem de voz não planejada. Ele também fornece uma oportunidade para verificar a ortografia e revisar o texto antes de ser enviado para evitar possíveis confusões.

4. Use um banco de dados de gerenciamento de contatos para pesquisa rápida de informações-chave sobre as pessoas.

Fale bases de dados de gestão têm informações de endereço, notas, lembretes e capacidades para manter-se com clientes, fornecedores e outras pessoas-chave. E-mail ou mais ferramentas de calendário têm construído em um mini-contact-banco de dados chamado um livro de endereços, o que permite economizar de nome e ID e-mail. Muitos também incluir o número de telefone, empresa, cargo, e as áreas onde os outros dados podem ser inseridos. Usando um banco de dados de contato reduz o tempo necessário para criar e-mails e evita erros de digitação.

5. Use cartas de formulário em um aplicativo de processamento de texto para reduzir o tempo gasto no desenvolvimento de comunicações semelhantes.

Com a criação de cartas de tempo gasto forma de enviar o mesmo tipo de cartas, memorandos e e-mails pode ser bastante reduzido. Se o aplicativo tem um utilitário de fusão, também pode ser capaz de adicionar nomes e outros dados em documentos impressos usando um banco de dados de gerenciamento de contatos ou tabela de dados. Também usar a gramática e de verificação ortográfica em mensagens antes de copiar / colar em ou enviar a uma ferramenta de e-mail. Para e-mails onde um aplicativo de processamento de texto não está disponível, salvar o e-mail padrão no "draft" da pasta, em seguida, basta editar informações-chave antes de clicar em enviar.

Se é difícil descobrir o que faz um pedido, tente usar o "Ajuda" recurso que normalmente é na barra de menu superior do aplicativo. Se o treinamento computador é necessário para se sentir confortável sobre o uso dos instrumentos mencionados, em seguida, investir o tempo sabiamente por fazer um curso ou ler um livro. Pode levar algum tempo, mas começando a explorar as opções baseadas em computador para usar o tempo com sabedoria pode ser a melhor opção para o melhor gerenciamento de tempo no futuro.

Da próxima vez, antes de se buscar informações, confira o computador e veja qual desses algumas idéias estão disponíveis. Em seguida, encontrar mais tempo para realizar as coisas desejadas e necessárias por gastar menos tempo em tarefas repetitivas que podem ser feitas melhor e mais fácil usando o computador. Lembre-se, não deixe que o tempo disponível ser perdido sempre existe um outro método para tentar....